25 nov Help: de administratie!

Uit veel onderzoeken blijkt dat ondernemers, met name zelfstandig professionals, een hekel hebben aan de administratie als onderdeel van het ondernemen. Deze activiteit staat vaak op de laatste plaats van de to-do-lijst. Maar … het einde van het jaar kondigt zich aan. Dus (toch) aandacht voor de financiële kant van het ondernemerschap in dit blog.

Ik heb net meegewerkt aan een receptenboek voor en door ondernemers dat Boekendame Mirella Zwanenburg vormgeeft voor haar relaties. Ondernemers uit de regio Zwolle staan erin met een lekker recept en een paar vragen over hun ondernemerschap. Het viel me op bij de vraag ‘’Wat vind je het vervelendste aan ondernemen?’ dat de meesten antwoordden: ‘de administratie’.

Herkenbaar, ook voor mij. In mijn eerste ondernemersjaar 2014 heb ik gebruik gemaakt van een eenvoudig Excel-overzicht. Dit vergde wel wat gereken bij de kwartaal-BTW afdracht, maar ik kon er goed mee leven. In 2015 moest ik voor het eerst Belastingaangifte doen als ondernemer. Ik dacht ‘dat kan ik zelf wel’. Altijd mijn eigen privé Belastingaangifte geregeld, dus dat zou geen punt moeten zijn. Nou, dat viel tegen. Het online Belastingformulier vond dat ik iets niet goed deed. Steeds maar rode teksten en piepgeluiden die aangaven dat het niet klopte. Ik moest dus wel externe hulp inroepen. Wat bleek? Dit Belastingformulier moet qua balans kloppen. Oftewel inkomsten en uitgaven zijn in evenwicht. De verlies- en winstrekening moet kloppen.

Maak deze fout niet

Mijn ultieme fout is dat ik wel de kwartaal BTW-afgifte online heb afgerond, maar niet het bedrag overmaakte. Dit betekent dat je een vervelende boete krijgt. Je krijgt namelijk geen acceptgiro (dat is heel oud denken) of een brief of e-mail dat je dit moet betalen. Onderaan het aangifteformulier (dat ik altijd netjes uitprint voor de administratie) staat dat je dit bedrag zelf moet overmaken.

Online boekhoudpakket

Vanaf het boekjaar 2015 gebruik ik een eenvoudig boekhoudpakket naar volle tevredenheid. Ik kan nu vanuit één pakket alles doen (ook facturen maken en zakelijke kilometers bijhouden). Dat scheelt echt tijd en hierdoor heb ik als ondernemer ook een goed overzicht.

5 tips van de professional

De top 5 eindejaartips van mijn hulp in bange boekhouddagen Algert Uiterwijk Winkel:

1. Denk op tijd na over het verwachte eindresultaat (november). In de regel zullen er niet veel verrassende wendingen meer plaatsvinden en kun je dus al redelijk goed bepalen wat je resultaat zal zijn. Overleg eventueel met je boekhouder wat je, op basis hiervan, nog kunt doen om je fiscale winst bij te sturen. Lees hierover dit blog.
2. Denk niet te snel bij bonnen of kleine rekeningen: “Die betaal ik zelf wel even”. Over geld in je huishoudpot heb je al belasting betaald, bij geld dat in je zaak zit moet die belastingheffing nog plaatsvinden. Hoe meer kosten in de zaak, hoe minder winst, hoe minder belasting. Bijkomend voordeel: van bonnen die je in je bedrijf als kosten opneemt, kun je ook de BTW als voorheffing terugvragen, bij privé-uitgaven gaat dat niet.
3. Kijk nog even goed naar je BTW-aangiften over het hele lopende jaar. Als je in een jaar, alle plussen en minnen bij elkaar genomen, op een te betalen BTW-bedrag komt van €1345,- of minder, dan wordt die BTW-afdracht kwijtgescholden, dat is de Kleine Ondernemers Regeling. Is dit voor jou van toepassing en heb je ergens bij een kwartaalaangifte een bedrag afgedragen, vraag die dan bij je laatste aangifte terug zodat je per saldo op een afdracht van €0,- komt.
4. Ben je niet helemaal tevreden over de manier waarop je administratie gevoerd wordt? Dit is een perfecte tijd om het roer om te gooien. Voer je gegevens van het 4^e kwartaal in een nieuwe boekhouding in en houd ook gewoon je oude systeem nog even bij, zo kun je mooi schaduwdraaien en heb je een perfecte mogelijkheid om fouten te ontdekken: je legt de uitkomsten gewoon naast elkaar en zoekt de verschillen. En dan per 1 januari fris van start met een nieuw systeem waar de kinderziektes uit zijn en waar je inmiddels voldoende handig mee bent.
5. Voor degenen die in de loop van dit jaar begonnen zijn met hun bedrijf nog een laatste tip. Ook zakelijke kosten die je hebt gemaakt vóórdat je daadwerkelijk bent ingeschreven bij de KvK kun je opnemen in je boekhouding als bedrijfskosten. Bij het starten van een onderneming tellen de aanloopkosten gewoon mee. Dit kan enorm schelen als je in het begin van het jaar nog in loondienst werkte en er dus loonheffing is ingehouden. Kom je uit op een verlies voor je bedrijf, dan wordt dit in mindering gebracht op je inkomen in loondienst en kun je waarschijnlijk belasting terug vragen.