Dit is een populair blog door mij geschreven in 2013. In 2014 ben ik gestart als zelfstandig communicatieprofessional. Lees hier meer over mijn ervaringen als communicatieprofessional en tekstschrijver.

De Beste Afwijsmail. Een voorbeeld hoe je iemand positief kunt afwijzen na een sollicitatie

Ik heb het afgelopen half jaar (dit speelde in 2013) wekelijks gesolliciteerd en ontving dus ook tientallen afwijsmails. Ik kreeg voor de zoveelste keer een afwijsmail waarbij ik direct ‘Wauw’ riep. En iedereen mag ook weten waarom.

Deze ervaring wil ik graag met je delen. Ik hoop vooral dat werkgevers, recruiters en uitzendbureaus dit lezen. Hoe het ook kan. Als potentiële kandidaat, baanzoeker, in-between-jobber of interim communicatieadviseur, doe ik alle moeite om een motivatiebrief en gelikte C.V. te fabriceren. We hebben niet allemaal een bord voor onze kop. Op enig moment slaat de frustratie toe, vooral van de standaardteksten in de afwijsmail. “U voldoet niet aan de gestelde eisen”, klopt zelden.

Daarom was ik blij verrast op het moment dat ik een heldere afwijsmail kreeg van Movacolor in Sneek. Voor de volledigheid: de vacature was Marketing Communicatieadviseur. Door de uitgebreide beschrijving in de mail, kreeg ik als afgewezen kandidaat toch een goed gevoel en kon ik zelf uitvinden wat voor mij van toepassing is. Deze werkgever neemt op een positieve manier afscheid. Daarom heb ik dit ook gedeeld in de social media. En Movacolor reageerde positief op mijn Tweet. Zo kan het ook beste werkgevers. Neem dit ter harte want het gaat om het imago van uw bedrijf, een kans om een visitekaartje af te geven, ook na een afwijzing van een sollicitatie, toch positief afscheid genomen. Een compliment voor de webcare van Movacolor.

De tekst van de beste afwijsmail

Beste sollicitant,

En daar lagen ze dan: 57 mooie sollicitatiebrieven. De selectie van kandidaten stelde ons voor een lastige keuze, want er zaten ontzettend veel geschikte, creatieve en oprecht gemotiveerde sollicitaties tussen. Uiteindelijk hebben we 8 sollicitanten geselecteerd waarmee we in gesprek gaan. Helaas is onze keuze hierbij niet op jou gevallen.

Globaal kunnen we aangeven waar we op gelet hebben, zodat je zelf alvast kunt kijken of het op jou van toepassing is. Vind je het desondanks toch prettig om meer informatie te ontvangen of herken jij je niet in onderstaande dan mag je mij altijd mailen, dan pak ik je sollicitatie er even bij en zal ik je per mail een terugkoppeling geven.

• We hebben gelet op werkervaring en dan met name op werkervaring in een B2B omgeving. Sommige kandidaten scoorden prima op opleiding, maar hadden nog net iets te weinig werkervaring. Of de werkervaring was vooral B2C gerelateerd.
• Verder keken we of de opleiding aansloot bij de functie. Een aantal kandidaten was bijvoorbeeld meer opgeleid richting eventmanagement of vooral grafisch georiënteerd.
• Kandidaten die deze functie wilden combineren met een eigen bedrijf hadden niet onze voorkeur.
• Sommige sollicitanten stuurden ons alleen een cv en geen motivatie. Wanneer er dan meerdere geschikte kandidaten zijn, loop je het risico dat een ander wordt geselecteerd.

Wat ons verder opviel:

• Schrijf- en spelfouten mogen eigenlijk niet voorkomen in een sollicitatiebrief.
• We ontvingen ook een sollicitatie die bestemd was voor een andere organisatie en een brief van iemand die per ongeluk twee sollicitaties verstuurde (zelfde brieven voor verschillende organisaties). Ook kwam er een mail voorbij met in het onderwerp: FW sales functie …
• Het is niet heel charmant om in de aanhef de naam van de directeur te zetten, terwijl in de vacature duidelijk is aangegeven aan wie de sollicitatie geadresseerd dient te worden.

En dan nog dit. Oudere sollicitanten wezen ons op de kwaliteiten die zij gezien hun ervaring meebrengen. Daar zijn wij het helemaal mee eens. We hebben dus ook niet op leeftijd (of geslacht) gelet, maar op bovengenoemde punten.

We willen je bij deze bedanken voor je inzet. We hopen van harte dat je niet wordt ontmoedigd door deze afwijzing; er zaten gewoon heel veel geschikte kandidaten tussen. Mensen van wie we zeker weten dat ze een baan zullen vinden die bij hen past. En jij bent daar vast en zeker een van.

Bedankt Lonneke Franzen van Movacolor dat je het belang inziet van het positieve voorbeeld geven en niet bang bent om hiermee naar buiten te treden. Een excellent voorbeeld van arbeidsmarktcommunicatie.

Leuke weetjes over solliciteren

Dit blog is > 30.000 gelezen via deze website & de nieuwssites van Boom Regionale Uitgevers. Is overgenomen door een Belgische vacaturesite. Op 20-7-2013 schrijft de columnist van Voorbeeldig in de Leeuwarder Courant erover. Genoemd door Vacature.com, Feedbek.nl, Personeelslog & Werken in een callcenter.

Hulp bij solliciteren

Heb je behoefte aan coaching bij het vinden van een nieuwe baan? Dan kun je eens bij Auxiliumwerkt kijken.

Studieboek HRM

In 2015 is de Tweet vermeld in de herdruk van het studieboek HRM: ‘De wereld van arbeidsbemiddeling’.

Nav mijn blog in Voorbeeldig/LC